Hojas de cálculo vs. un Sistema de Información en la nube

La utilidad de las hojas de cálculo es conocida por todos. Desde sus inicios, hasta el día de hoy,  han tenido una gran aceptación a nivel personal y empresarial. Es así, que las hojas de cálculo tienen un amplio espectro de usos que van desde una lista de compras hasta la aplicación en la administración de empresas. Es frecuente encontrar plantillas de todo tipo, sobre todo en las áreas de contabilidad y, en general,  en las áreas administrativas.  Los desarrolladores de  estas hojas de cálculo las han llevado a altos niveles  funcionales. Pero, ¿hasta qué punto una hoja de cálculo puede realizar el trabajo que lleva a cabo un Sistema de Información?

Las prestaciones o funcionalidades que ofrecen las hojas de cálculo son innumerables y existe gran cantidad de documentación en la red. En algunos blogs se les compara con los sistemas administrativos-contables, sistemas ERP, CRM y otros, donde se plantean las ventajas y desventajas de las hojas de cálculo, comparadas con la funcionalidad de un diseño de alto nivel de un Sistema de Información.

En el caso particular de la administración de condominios, se ha tenido noticias de la existencia de condominios, que usan como su principal herramienta de apoyo, una hoja de cálculo. No es la idea de este artículo  emitir juicios de si esta forma de trabajar está bien o no. Al final, si la herramienta, sea cual sea, satisface los requerimientos de los usuarios, entonces estaría bien y hasta podría recomendarse su uso.

La reflexión que se quiere plantear en este artículo, es acerca de la existencia de otras formas de hacer el trabajo, que quizás resulten más convenientes y seguras, sobretodo en la época actual en que la tecnología nos ofrece tantas opciones.

Consideraciones

Supongamos, por ejemplo, que se desea generar un estado de cuenta de un inmueble (casa, apto, etc.) con los detalles de cxc y pagos realizados durante los últimos doce meses y que, a su vez, muestre el balance en tiempo real – es decir, actualizado al momento en que se emite, fecha y hora –  Esto, con una hoja de cálculo sería, cuanto menos, una tarea muy exigente y que requeriría mucho tiempo y esfuerzo. Esto es debido a que el administrador tendría que buscar, para el período dado, las cuentas por cobrar, es decir, alícuotas, cuotas especiales, notas de crédito, notas de débito, gastos no comunes, intereses de mora, los pagos adelantados, pagos sobre las cuentas mencionadas, y hacer el balance para el saldo anterior  y para el periodo en cuestión. Después de esto, hacer los arreglos en una hoja de cálculo que contiene el formato y salvarlo para su posterior impresión o envío por correo electrónico.

Con un sistema de información como Condominio Express,  solo se tendría que seleccionar el periodo a considerar y el inmueble,  y hacer clic para generar el informe.  Y, lo más importante,  se podría confiar plenamente en los resultados que se generen. Esto es debido a que los datos son sometidos a rigurosos controles y validaciones propias de los Sistemas de Información.

Pongamos ahora el caso del registro de los pagos del condominio. Normalmente, el administrador recibe una notificación de un pago realizado por un propietario, vía mensaje de texto, por teléfono o por correo electrónico. Seguidamente, el administrador lo registra en la hoja electrónica del propietario, actualiza manualmente el saldo y el estado de las cxc afectadas, registra las transacciones bancarias, actualiza saldo y cuenta de bancos, si es necesario afecta también los fondos del condominio y finalmente,  elabora un recibo. Este recibo se imprime y se entrega o se va a una aplicación de correo y se le envía al propietario. Surge la pregunta: ¿Qué pasaría si no fuera solo un pago, sino docenas de ellos o más, en un día? ¿Cuál sería el margen de error?

Con un Sistema de Información – Condominio Express-, se simplifica el proceso: el administrador recibe la notificación vía internet, registra el pago seleccionando las cxc indicadas en la notificación y el sistema se encarga de actualizar los saldos y estados de las cxc, emitir un recibo por correo electrónico al propietario y de la generación de los movimientos bancarios correspondientes a las cuentas de condominio.

Ahora consideremos el siguiente caso: El Cierre mensual y la emisión de los avisos de cobro que es un proceso crítico y sumamente delicado. El proceso contempla, al menos, las siguientes transacciones:

  1. Agrupación y registro en la hoja de cálculo de los gastos comunes ordinarios.
  2. Generación de las alícuotas del mes a cada propietario
  3. Generación de las cxc por intereses de mora a cada propietario
  4. Generación de las cxc por cuotas especiales por propietario
  5. Actualización de los saldos acumulados que adeuda cada propietario.
  6. Aplicación de los saldos a favor que tenga cada propietario sobre las cxc pendientes con la correspondiente actualización de sus estados y     saldos (pagos con saldos a favor: notas de crédito pagos adelantados)
  7. Calculo del fondo de reserva.
  8. Generación del nuevo período.

Es evidente que, para un condominio de medianas dimensiones, de unos  60 inmuebles, por ejemplo, realizar las transacciones mencionadas, sería una tarea titánica que consumirían mucho tiempo y esfuerzo, además del margen de error que sin duda estaría presente en cada una de ellas.

Con un Sistema de Información, – entiéndase, Condominio Express – está importante y delicada tarea se puede realizar en segundos  y se pueden hacer todas las simulaciones que se requieran antes de realizar el cierre definitivo. La emisión de los avisos de cobro es una tarea muy sencilla, para Condominio Express, y se pueden enviar todos los avisos de cobro desde el sistema y con un solo clic.

La emisión de la Cartelera usando una hoja de cálculo, es un trabajo laborioso ya que implica hacer un balance mensual de las cuentas por cobrar de  cada inmueble, totalizando las cuentas por cobrar (alícuotas, gastos no comunes, notas de débito, notas de crédito, intereses de mora, cuotas especiales, etc.); versus los pagos recibidos, saldos a favor y otros. ¡También tiene que calcularse el saldo anterior a los últimos seis meses! …¡para cada inmueble!

Condominio Express, genera la cartelera, así como también una gran variedad de informes, en la forma descrita, con pocos clics, manteniendo la consistencia de los datos intacta y proporcionando seguridad al administrador y a los propietarios, de un procesamiento de los datos siguiendo procesos probados durante años y diseñados con las más modernas tecnologías.

Conclusiones

Las reflexiones y ejemplos considerados en el presente artículo, son solo una muestra, son unos pocos casos en que se vislumbra la importancia de la elección de la herramienta adecuada, para realizar las tareas implicadas en la administración de condominios. Las tareas tomadas como ejemplo, son tareas  que se pueden considerar como estándares en los procesos administrativos. No se platearon aquí el manejo de las cuentas por pagar, manejo de fondos y sus transacciones, cuotas especiales, gastos comunes extraordinarios, gastos no comunes, indicadores de gestión y otras muchas más.

Otro  aspecto a considerar es que, aun cuando se lleve una hoja de calculo a determinados niveles funcionales, siempre sería una aplicación local y nunca podría contarse con actualizaciónes y consultas en tiempo real.

En Software Express, no estamos en contra del uso de las hojas de cálculo, por el contrario, también las usamos y consideramos que son grandes aliadas en nuestro trabajo. Sin embargo, consideramos que cada herramienta tiene su uso particular y sus limitaciones. Llevarlas más allá del uso para el cual fueron creados, podría generar grandes problemas de consistencia y guiarnos hacia rumbos caracterizados por dudosos niveles de seguridad y confiabilidad.

 

Condominio Express. Porque ahora el éxito está en la nube

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