Condominio Express, detrás del escenario

Cuando registramos datos o cualquier operación en el sistema Condominio Express, ocurren, dentro del mismo, eventos no visibles por el usuario, que llevan a cabo funciones automatizadas internamente, las cuales procesan y almacenan los datos, de acuerdo a su naturaleza y uso futuro.

Es conveniente para todos los usuarios del sistema, tener un conocimiento básico de estos eventos, que se producen “detrás del escenario”, para una mayor comprensión de la lógica que implementa Condominio Express.

Para ilustrar lo expuesto, veamos a manera de ejemplo, una secuencia típica de operaciones y cómo Condominio Express las maneja internamente:

  1. Registro de una factura por un gasto común ordinario

1.1 Condominio Express almacena el documento como un gasto común ordinario, asignándole el estado de “PEND”.

1.2 Debido a que entre los datos que incluye la factura está el Proveedor, queda establecida una relación factura-proveedor, lo que representa una cuenta por pagar para el condominio, con estado pendiente (PEND).

Los estados que se manejan internamente para un documento son: PEND, EPRO (En proceso) y CANC.

EPRO es para aquellas facturas que han recibido pagos parciales.

Es recomendable tomar en cuenta que entre los datos de la factura, está el periodo en el cual fue registrada, y esta solo va a poder ser modificada mientras no se haya cerrado el mes correspondiente.

Las facturas tampoco van a poder ser modificadas si han recibido pagos, es decir si tienen estado EPRO o CANC.

  1. Pago de facturas por gastos.

2.1 Cuando el usuario va a registrar el pago, selecciona en pantalla cual es el proveedor y el sistema le muestra todas las facturas con estado PEND o EPRO, relacionadas a dicho proveedor, para que especifique cuales de ellas va a procesar.

2.2 El usuario registra los datos del pago y el  sistema los almacena asociándolo a la(s) factura(s) relacionada(s).

2.2 Se actualiza el estado de la(s) factura(s) relacionada(s), cambiándolo a EPRO o CANC, dependiendo de si fueron pagadas total o parciamente, al igual que los saldos de cada una de ellas.

2.3 De acuerdo a los datos del pago, el sistema genera un movimiento bancario (débito) en la cuenta del banco correspondiente, afectando el saldo de esta.

Este proceso es válido para el pago a Proveedores de facturas por Gastos comunes ordinarios, gastos no comunes y deudas pendientes. El pago de gastos comunes extraordinarios es similar, pero con la diferencia de que afecta los saldos de Fondos. En  siguiente gráfica (Fig.1) podemos ver como se relacionan estas funciones.

Fig 1. Integración funcional

  1. Pagos de los Propietarios (CxC)

3.1 En este caso el proceso es similar al anterior excepto que en lugar de tratarse de un proveedor, se trata de un inmueble. Incluye el pago de facturas por Deuda pendiente, alícuotas, gastos no comunes, notas de débito y cuotas especiales.

El sistema maneja para estos documentos, los mismos estados ya mencionados de las facturas de CxP, porque también se permite el pago parcial de las deudas, gracias a que, para cada uno de ellos, se contempla el monto y el saldo actualizado.

3.2 Además del proceso descrito en el apartado anterior, en el caso específico de pagos de los propietarios, el sistema envía automáticamente un correo electrónico con el recibo de pago, al Propietario y al administrador del condominio.

  1. Revertir pagos

4.1 Al revertir un pago, ya sea de cuentas por pagar o cuentas por cobrar, Condominio  Express, restablece el estado de los documentos involucrados en la operación y sus saldos,   elimina el pago y genera un movimiento bancario para balancear la cuenta.

4.2 Es importante resaltar que el sistema tiene controles para evitar que no se puedan revertir pagos de periodos cerrados.

  1. Cierre mensual.

Es un proceso complejo, en el que el sistema lleva a cabo una serie acciones automatizadas, para generar la facturación, el fondo de reserva, pagos automáticos, generación de notas de débito por concepto de intereses de mora y cuotas especiales.

Dada su complejidad, este proceso no puede ser revertido por el usuario, por lo que se recomienda su ejecución, una vez que se esté completamente seguro de que se han incluido todos los movimientos del periodo en forma correcta, revisando estos por medio de la emisión del informe del cierre preliminar.

Para mayor información sobre el proceso de cierre pueden dirigirse a nuestro blog:

https://condominioexpress.wordpress.com/2018/08/28/el-cierre-mensual-y-los-pagos-automaticos/

 

Y recuerde…

Condominio Express. Porque ahora el éxito está en la nube.

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