Administradoras, Autogestión y Administración Express

Con frecuencia en las juntas de condominios, ya en funciones o en sus inicios, se ha presentado el dilema de escoger entre los modelos administrativos de autogestión o la contratación de una empresa administradora.  Aquellos condominios ya activos, que sean auto-gestionados, a menudo se preguntan si deben contratar los servicios de una empresa administradora y los que ya tiene contratado el servicio, se preguntan si deben auto-gestionarse. Esto también es un dilema para los condominios que están comenzando o aquellos que se están reorganizando. No parece haber una respuesta clara a estos planteamientos. Ambos modelos, tienen sus propios atributos. Unos muy positivos y otros, no tan positivos.

En internet, existe extensa y variada información acerca de las ventajas y desventajas del modelo de autogestión y de las empresas administradoras. Unos autores prefieren las empresas administradoras y otros la autogestión. Aquí no se tratará el tema de las virtudes de un modelo o el otro.

En Software Express, no somos partidarios de un modelo o del otro. A través de nuestra plataforma para la administración de condominios, Condominio Express, damos soporte a ambos modelos. Ya que los consideramos, a ambos, perfectamente válidos.

Lo que si pudiera tener valor, y tomarse como base para decidir, es considerar la expectativa que tiene la junta directiva, el administrador y la comunidad en general, que son los que pueden apoyar un modelo de gestión o el otro.

La expectativa, como la palabra lo indica es lo que se espera del modelo administrativo. Por ejemplo, puede presentarse el caso de que se espere tener disponibilidad inmediata de los fondos del condominio, que se espere tener información oportuna acerca de los estados financieros, que se puedan atender emergencias sin tener que pasar por un proceso complicado  para obtener los recursos. También puede ocurrir lo contrario: que no se desee tener acceso directo a los fondos, que se prefiera tener controles estrictos para obtener recursos o que se espere y se acepte como algo positivo, el acceso mensual o trimestral a los estados financieros.

Por lo antes expuesto, se aprecia que existen diferentes perspectivas que se manifiestan en lo que realmente se valora. Una perspectiva A, valora determinados atributos y otra perspectiva B, valora otros. Si se consideran estas perspectivas, junto con los factores claves del éxito (lo que más se valora o que es más importante) es muy probable que esto lleve a un modelo de administración o al otro.

Ahora veamos otro modelo que tiene como fundamento los avances tecnológicos.

Administración Express. Oficina remota de soporte al administrador.

En general, se puede decir que las tareas del administrador y su junta, entran dentro de dos categorías. Una operacional y otra administrativa.

La categoría operacional, son las actividades de mantenimiento, contratación de servicios, supervisión de los trabajos y del personal, seguridad de las instalaciones, compras, pagos a proveedores, atención de incidencias en sitio, emergencias, etc.

La categoría administrativa, contempla, entre otras cosas, el registro y procesamiento diario de la información  asociada a las operaciones: compras, pagos a proveedores, gastos, manejo de fondos, cuentas bancarias, emisión de estados de cuenta, emisión de balances, avisos de cobro, movimientos bancarios, emisión de la cartelera y otros reportes. También implica  atender requerimientos de información de los propietarios, cobranza y mucho más. En el caso de la cobranza, dependiendo del tamaño del condominio y de la disposición de los propietarios de mantenerse al día, esta puede ser una tarea titánica.

En la siguiente imagen, fig. 1, se aprecia la perspectiva de administrador donde se destaca la separación de las actividades operacionales y administrativas.

 

Fig. 1. Perspectiva del administrador, separación de actividades por categorías

Como ya se mencionó, la carga administrativa es pesada y requiere la dedicación de mucho tiempo. Más aún si el administrador (autogestión) tiene otras ocupaciones, como por ejemplo, su propio empleo.

La pregunta que surge, y que es perfectamente válida, es: ¿Es posible delegar solo las tareas administrativas a otra persona o entidad, para concentrar los esfuerzos en las funciones del área operacional? ¿Es posible descargar al administrador de la rutinaria y pesada tarea administrativa, descrita en los párrafos anteriores?

Las respuestas a estas preguntas, podrían darlas una empresa que cuente con la experiencia, el kow how y la tecnología necesaria para realizar el trabajo, y que con el uso de internet, pueda ofrecer una oficina remota de asistencia al administrador. Pero, ¿cómo funciona este modelo?

 

Figura 2. Oficina remota del condominio ABC

 

Como se observa en la figura 2, el administrador del condominio ABC, envía a su oficina remota,los soportes de los movimientos del mes (facturas). El personal de la oficina remota (Software Express) registra y procesa la información suministrada en su plataforma tecnológica (Condominio Express). El administrador recibe el resultado del procesamiento en forma de reportes de gestión y otros reportes acordados como parte del servicio. Los propietarios tienen acceso a la plataforma a través de internet para notificar los pagos y hacer consultas en línea. La oficina virtual se encarga del cierre de mes, de la emisión de los avisos de cobro al correo electrónico de los propietarios, de atender sus requerimientos y entre otras cosas de realizar la gestión de cobranza. Tambien proporciona acceso en linea a los propietarios a informacion de su interés.

Para mayor información de estos servicios, por favor diríjase a: http://www.softwareexpress.com.ve/administracionExpress.html

 

Condominio Express. Porque ahora el éxito está en la nube

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s