Balance de la gestión mensual de condominio. Cierre mensual.

De acuerdo con la ley de propiedad horizontal, está establecido, dentro de las obligaciones del administrador del condominio, la rendición de cuentas. Según la mencionada ley, en su artículo 20, el administrador debe llevar, entre otras cosas: la contabilidad de los ingresos y los gastos (literal f), el libro diario de contabilidad (literal g) y presentar el informe y cuenta anual de su gestión (literal h). Lo que no se estable es la forma en que deben realizarse (llevarse) ninguno de ellos con la excepción del libro diario, que se puede decir es un estándar de contabilidad. Queda entonces, a potestad del administrador y de la junta del condominio, decidir cómo se va a realizar la actividad de la presentación de los resultados de la gestión administrativa. Es importante resaltar, que aun cuando la ley especifica la presentación anual de los resultados de la gestión, por lo general se acuerda, en la junta de condominio, que la revisión de los resultados se haga mensualmente. La pregunta que surge es cuál es la información que debe ser presentada por el administrador y cómo debe hacerlo.

Omar Magbani Sanchez, en su libro “Manual práctico para Condominios”, presenta una propuesta de “Balance mensual de la Administración del condominio”. En la página 661, se muestra un formato que es una forma de presentar un resumen de la gestión mensual. A nosotros, en Software Express, nos parece una forma sencilla y directa de presentar estos resultados.

El formato mencionado, contempla la información siguiente:

  1. Patrimonio a la fecha.
  2. Demostración del patrimonio (Disponible o patrimonio periodo anterior mas las cuentas por cobrar del periodo)
  3. Liquidación del mes según aviso de cobro o recibo de condominio
  • La liquidación total sería lo liquidado en el mes (gastos) + cuentas por cobrar (cxc).
  1. Ejecución de la cobranza
  • Cobranza efectiva.
  • Demostración de la cobranza efectiva (se calcula como el total de la liquidación – cobranza no pagada).
  1. Detalle de la cobranza efectiva y la no pagada.
  • Monto total de los recibos de condominio pagados. Según informe de cuentas pagadas.
  • Monto total de los recibos de condómino no pagados. Según el informe de cxc.
  1. Demostración de la gestión administrativa.
  • Relación de lo cobrado y pagado, que es la liquidación total menos la cobranza efectiva.
  1. Detalles de los compromisos por pagar el próximo mes:
  • Cuentas por pagar.

Todo lo anterior en la forma o formato antes referido.

Como se observa, se requiere un registro detallado de los movimientos del mes que incluyen las cuentas por pagar y cobrar, pagos realizados, pagos recibidos, transacciones de fondos, intereses de mora, cuotas especiales y otros.

Dependiendo de la magnitud del condominio y de los movimientos del mes, el proceso de registro y el manejo de los datos puede tener una mayor o menor complejidad. Sobre todo a la hora de presentar los resultados de la gestión del período. Esta actividad podría complicarse aun más cuando se trata de reportar la gestión anual.

Veamos ahora como puede ayudar Condominio Express en esta importante tarea administrativa del balance del mes.

A principios de mes, una vez realizado el registro de los movimientos (ver figura anterior) el administrador puede proceder a la realización de un Cierre Preliminar. Condominio Express, genera en este proceso de un solo clic, un reporte que contiene lo siguiente:

  1. Gastos del mes (tal como aparecerían en el aviso de cobro). Este incluye la generación del monto del fondo de reserva y los ajustes del mes.
  2. Las cuentas por pagar de cada inmueble o alícuotas.
  3. Las cxc de facturas de cuotas especiales, si existen. El sistema las distribuye en los periodos especificados
    automáticamente en caso necesario.
  4. Las cxc a cada inmueble por concepto de intereses de mora. Condominio Express las calcula en base a las cxc
    pendientes. A cada deuda pendiente le calcula su mora en caso de que aplique.
  5. Generación de pagos automáticos. El sistema paga las cuentas por pagar de aquellos inmuebles que tengan una
    nota de crédito (saldo a favor) o pagos adelantados (para las alícuotas).

Después de la ejecutar el preliminar, el administrador realiza los ajustes necesarios y ejecuta el mismo proceso tantas veces como sea necesario hasta que logra el resultado esperado. Después somete los informes a aprobación por la junta y luego se realiza el cierre definitivo siguiendo la secuencia de la figura anterior.

El administrador también cuenta, además del reporte del cierre, con otros informes que soportan su gestión. En línea con lo mencionado sobre el formato planteado por Omar Magbani Sanchez, Condominio Express, proporciona toda la información requerida.

Siguiendo con el ejemplo, podemos decir que Condominio Express, puede emitir un balance general del condominio en tiempo real, que permitiría reportar el patrimonio a la fecha y la demostración del patrimonio en forma aun más detallada (puntos 1 y 2 arriba).

En cuanto a la liquidación del mes según aviso de cobro, el administrador puede utilizar el reporte del cierre o el listado de los movimientos del mes contemplado también en Condominio Express (punto 3).

En cuanto a la ejecución de la cobranza (punto 4), Condominio Express, puede emitir el Indicador de Gestión de Cobranza que mide la eficiencia de esta importante gestión. Como complemento también ofrece el Indicador de Gestión de Pagos, muy importante para medir la gestión de las cuentas por pagar.

Para los siguientes puntos planteados 5, 6, 7, el administrador cuenta con otras herramientas como:

  •  Listado de pagos recibidos de cxc
  •  Lista de pagos realizados a proveedores por periodo
  •  Listado de Cuentas por Pagar
  •  Movimientos del mes
  •  Movimientos bancarios de cada cuenta
  •  Cartelera
  •  Estado de cuentas de proveedores.

Todos estos y otros informes de apoyo a la gestión pueden entregarse como soporte a las operaciones mensuales así como también para realizar la contabilidad.

Conclusión

Condominio Express, cuenta con toda la funcionalidad requerida en apoyo a la presentación, por parte del administrador, de los resultados de su gestión.

Cada condominio y, específicamente, cada junta de condominio, tienen requerimientos propios de información para revisar la gestión del administrador. Sin embargo, las diferencias no deben ser importantes entre cada una de ellas.

Lo que sí es importante es que cuenten con herramientas adecuadas, como Condominio Express, que contempla un proceso de cierres mensuales único en el mercado, variedad de informes administrativos y un set de indicadores de gestión de gran utilidad.

Fuentes

  • Ley de propiedad horizontal. Gaceta oficial extraordinario nro. 3241.
  •  Manual Práctico de Condominios de Omar Magbani Sanchez. Consultores gerenciales, C.A. Página web aquí.

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